Pravidla, která je třeba dodržet pro hladký průběh hlasování per rollam
Vedení SVJ svolalo hlasování o návrhu formou per rollam. Vlastníci budou moci vyjádřit své rozhodnutí, aniž by se setkali na shromáždění. Jde sice o pohodlnou cestu, ale pro svolavatele s sebou nese několik nástrah a vyžaduje náležitou přípravu. Na co je třeba dát pozor při přípravě materiálů pro hlasování per rollam a jaké lhůty je třeba dodržet, aby bylo hlasování platné?
Náležitosti návrhu
Alfou a omegou je bezchybné znění návrhu hlasování. Ten musí mít písemnou (elektronickou) formu a musí obsahovat srozumitelné znění návrhu usnesení, o které se bude rozhodovat. Návrh usnesení musí mít jasnou formulaci, aby mohl hlasující vlastník jednoznačně vyjádřit svůj souhlas nebo nesouhlas. Dále návrh musí obsahovat informaci o zákonem dané 15 denní lhůtě, kterou má hlasující k dispozici ke svému rozhodování. Stanovy SVJ ale mohou určit i delší lhůtu. Aby bylo hlasování platné musí být tento termín dodržen.
Aby se mohli hlasující vlastníci rozhodnout, musí svolavatel předložit veškeré relevantní dokumenty, které se hlasování týkají – například vyúčtování hospodaření SVJ, nové znění stanov, cenovou nabídku rekonstrukce fasády a podobně. Tyto dokumenty mohou být přiložené přímo k návrhu, nebo musí být v návrhu uvedeno, kde jsou k dispozici k nahlédnutí. Pokud nebudou mít hlasující možnost seznámit se se všemi důležitými podklady, hlasování může být prohlášeno za neplatné. Pokud mají hlasující nainstalovanou aplikaci eVlastníci, kompletní návrh hlasování jim svolavatel (většinou předseda SVJ) nahraje přímo do ní. Všem vlastníkům, kteří aplikaci k hlasování nepoužívají, musí svolavatel návrh vhodit do schránky a ideálně jej odeslat také e-mailem, aby mohl prokázat jeho doručení.
Průběh hlasování vlastníků formou per rollam
V aplikaci eVlastníci se hlasy ověřují prostřednictvím dvoufaktorového přihlášení, svůj hlas poté vlastníci potvrzují jednoduše stiskem jediného tlačítka. Ten se automaticky odešle, a hlasující nemusí disponovat ověřeným elektronickým podpisem, ani podepisovat návrh fyzicky. V případě, že někteří vlastníci hlasují písemnou formou, musí stvrdit listinu s plným zněním návrhu usnesení vlastnoručním podpisem a datem podpisu, a uvést na ni své jednoznačné vyjádření k návrhu – ano, ne, nebo zdržení se hlasování, aby jejich hlas platil. Jakékoliv výhrady, doplnění či podmínky doplněné vlastníkem jednotky do návrhu, jsou považovány za vyjádření nesouhlasu. Za nesouhlas se také považuje situace, kdy vlastník své rozhodnutí svolavateli per rollam nestihne doručit v určené lhůtě 15 dnů (neurčují-li stanovy jinak).
Podmínky pro přijetí rozhodnutí
Pro přijetí návrhu je při hlasování per rollam nutná nadpoloviční většina hlasů všech vlastníků. Vyšší kvorum mohou samozřejmě určit stanovy SVJ, nebo takové kvorum může pro nejzásadnější otázky týkající se fungování a existence SVJ vyplývat ze zákona.
Oznámení výsledků hlasování
Jak se vlastníci dozví výsledek hlasování? Statutární orgán by měl výsledky hlasování oznámit písemnou formou (nebo elektronicky). Uživatelé eVlastníků výsledek najdou přímo v aplikaci, s tím, že všechny možné způsoby oznamování mohou být popsány také ve stanovách SVJ, zejména, pokud nemají aplikaci nainstalovanou všichni vlastníci. Pokud bylo rozhodnutí, o kterém se formou per rollam hlasovalo, přijato, mělo by oznámení o výsledku obsahovat celý text usnesení a konkrétní výsledek hlasování (hlasy pro i proti). Jestliže statutární orgán SVJ nesplní svou oznamovací povinnost, může výsledek zveřejnit osoba, která hlasování navrhla, a to na náklady SVJ. Oznamovatele mohou také určit stanovy SVJ. Aplikace eVlastníci usnadňuje hlasování nejen samotným vlastníkům, ale také předsednictvu SVJ. Příprava podkladů musí být stále stejně pečlivá, ale způsob, jak návrh dopravit k vlastníkům s jistotou průkaznosti doručení, nebyl nikdy snazší. Jednoduše a chytře také aplikace eVlastníci doručí výboru výsledek hlasování, včetně spočítaných podílů vlastníků.
